Chính sách bảo mật

1. Phạm vi, đầu mối liên hệ

Chính sách này tập trung vào dữ liệu được cung cấp khi khách hàng đăng ký tư vấn, đặt lịch chụp ảnh. Những nội dung có liên quan đến bảo vệ dữ liệu khi dùng chức năng thuê trang phục, tài khoản, trò chuyện hoặc chọn ảnh cũng được mô tả để khách hiểu hoạt động website.

Đơn vị sử dụng tên giao dịch Kỷ Yếu Lớp Studio. Mọi yêu cầu về thông tin cá nhân có thể gửi đến kyyeu.linhhoastudio@gmail.com hoặc 0384557404. Khách hàng có thể liên hệ studio để yêu cầu thông tin về đơn vị vận hành và đầu mối phụ trách xử lý dữ liệu.

2. Các loại dữ liệu được tiếp nhận

Biểu mẫu đặt lịch tiếp nhận tên người đại diện, số điện thoại/Zalo, email nếu khách cung cấp, trường, tập thể, địa chỉ, gói chụp, ngày dự kiến và yêu cầu bổ sung. Hệ thống ghi nhận mã yêu cầu, trạng thái và thời điểm tạo hồ sơ.

Các chức năng khác trên website có thể xử lý tên, số điện thoại, thông tin giao nhận/thuê trang phục, dữ liệu tài khoản đăng nhập, nội dung hỗ trợ trò chuyện, ảnh và lựa chọn ảnh khi khách sử dụng chức năng tương ứng.

Website cũng sử dụng dữ liệu kỹ thuật phục vụ xác thực, bảo vệ chống thư rác và đo lường truy cập. Khách hàng không nên nhập thông tin nhạy cảm không cần thiết vào những trường văn bản tự do.

3. Mục đích sử dụng dữ liệu

Thông tin liên hệ và yêu cầu đặt lịch được dùng để tiếp nhận, tư vấn qua Zalo/Messenger, trao đổi nhằm chốt lịch, quản lý yêu cầu và hỗ trợ trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Việc sử dụng dữ liệu khách hàng hoặc hình ảnh để quảng bá, đăng portfolio, gửi nội dung tiếp thị hay mục đích khác ngoài phạm vi thực hiện dịch vụ sẽ được trao đổi và thỏa thuận riêng với khách hàng. Việc khách gửi yêu cầu tư vấn không tự động là sự đồng ý cho các mục đích đó.

4. Người tiếp cận thông tin và bên cung cấp hạ tầng

Theo quy định vận hành của studio, hồ sơ tư vấn và đặt lịch dành cho quản trị viên và nhân sự được phân quyền theo nhiệm vụ. Với tính năng chọn ảnh, người được cung cấp mã truy cập phiên có thể truy cập những ảnh và thông tin phiên được chia sẻ cho mã đó. Khách hàng nên bảo quản mã và chỉ chia sẻ cho người được phép xem. Một số dữ liệu cũng được xử lý bởi nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật để vận hành website.

Website sử dụng Firebase/Firestore để lưu và vận hành dữ liệu, Google reCAPTCHA để giảm gửi tự động, Google Analytics để thống kê lượt truy cập và có thể dùng chức năng đăng nhập Google, liên kết hình ảnh Google Drive. Các nhà cung cấp kỹ thuật có chính sách xử lý dữ liệu riêng; studio không cam kết mọi dữ liệu chỉ được xử lý trong lãnh thổ Việt Nam.

5. Lưu trữ và bảo vệ thông tin

Dữ liệu được giữ để phục vụ tiếp nhận yêu cầu và quản lý dịch vụ, đồng thời được xem xét khi có yêu cầu điều chỉnh hoặc xóa và các nghĩa vụ pháp lý liên quan. Thời hạn lưu phụ thuộc vào mục đích xử lý, việc hoàn thành dịch vụ, yêu cầu hợp lệ của khách hàng và nghĩa vụ pháp lý (nếu có); studio chưa áp dụng một thời hạn chung cho mọi hồ sơ. Khách có thể liên hệ đầu mối ở cuối trang để hỏi thời hạn lưu đối với hồ sơ cụ thể.

Một số chức năng sử dụng bộ nhớ phiên trình duyệt để giới hạn tần suất gửi. Cấu hình hiện tại có tích hợp công cụ phân tích truy cập Google Analytics. Dữ liệu phân tích truy cập được xử lý theo cấu hình của website và chính sách của nhà cung cấp; khách hàng có thể sử dụng các thiết lập quyền riêng tư hoặc chặn cookie của trình duyệt nếu muốn giới hạn công cụ theo dõi.

6. Yêu cầu sửa, truy cập hoặc xóa dữ liệu

Khách hàng có thể đề nghị studio kiểm tra, cập nhật hoặc xóa thông tin cá nhân bằng cách gửi email tới kyyeu.linhhoastudio@gmail.com hoặc gọi 0384557404. Vui lòng cung cấp mã yêu cầu và thông tin xác minh phù hợp; không nên gửi thêm giấy tờ nhạy cảm khi chưa cần thiết.

Studio sẽ xem xét, xác minh và xử lý theo phạm vi yêu cầu và quy định pháp luật áp dụng. Website chưa cung cấp nút tự động xóa mọi dữ liệu; studio tiếp nhận và xử lý yêu cầu theo thời hạn, ngoại lệ và quyền của chủ thể dữ liệu theo pháp luật áp dụng.

7. Ảnh tập thể, dữ liệu người chưa thành niên

Dịch vụ chụp kỷ yếu có thể liên quan hình ảnh học sinh và tập thể. Việc chia sẻ hình ảnh, đặc biệt hình ảnh của người chưa thành niên, cần được kiểm tra quyền và sự đồng ý phù hợp của các chủ thể liên quan hoặc người đại diện theo quy định áp dụng.

Một người đại diện đặt lịch không mặc nhiên có quyền cho phép công bố hình ảnh của tất cả thành viên trong tập thể. Studio sẽ trao đổi riêng trước khi dùng hình ảnh để quảng bá.

8. Cập nhật và tình trạng tài liệu

Bản chính sách được soạn từ quy trình thực tế và thông tin studio đã xác nhận. Nội dung được công bố để khách hàng tham khảo khi gửi yêu cầu và sử dụng các chức năng liên quan của website.

Chính sách có hiệu lực kể từ thời điểm được công bố trên website. Các thay đổi sẽ được đăng tại trang này và thông báo bổ sung nếu pháp luật hoặc tính chất thay đổi yêu cầu.